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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008 y al Decreto 1377 de 2013

I. GENERALIDADES

En cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008 y al Decreto 1377 de 2013, demás normas que las modifiquen o sustituyan; nos permitimos informar a nuestros, proveedores, clientes o potenciales clientes, empleados y público en general, que la Política y el Procedimiento de Protección de Datos Personales de SURTIMADERAS DEL OCCIDENTE S.A.S, tienen como finalidad poner en su conocimiento, por su condición de titulares de los datos personales que reposan en las bases de datos de la empresa y de Responsables del tratamiento de la información, la existencia de las políticas de tratamiento de información personal adoptadas. El presente documento establece la Política de Tratamiento de Datos Personales de SURTIMADERAS, actuando como persona jurídica y entidad privada; estipulando los mecanismos por medio de los cuales SURTIMADERAS garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data. SURTIMADERAS respetando a sus clientes, proveedores, colaboradores y demás grupos de interés, en ningún caso cederá, venderá, entregará en transacción comercial o institucional de carácter nacional o internacional las Bases de Datos en su poder, en cumplimiento de sus estatutos aprobados por la Gerencia General y la junta de socios, sus políticas y las leyes vigentes, salvo orden de autoridad competente. SURTIMADERAS repetirá contra la persona o personas que hagan uso indebido de información custodiada por esta organización y exigirá las sanciones y compensaciones correspondientes.

II. OBJETIVOS.

En la actualidad de SURTIMADERAS DEL OCCIDENTE S.A.S, conservamos datos personales que son usados para fines netamente legales y comerciales. Sin embargo tomamos la ley de manera preventiva con el fin de establecer los parámetros, políticas y procedimientos necesarios para dar el uso y manejo adecuado y responsable a los datos depositados en nuestras bases. A la fecha estamos en la campaña de actualizar nuestras bases de datos, adaptando los procedimientos a la norma, dando cumplimiento y evitando cualquier inconveniente con la autoridad competente.

III. PRINCIPIOS

La presente política se rige por los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, y demás normas reglamentarias, complementarias y concordantes.
  • PRINCIPIO DE LEGALIDAD. El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • PRINCIPIO DE FINALIDAD. El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  • PRINCIPIO DE LIBERTAD. El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD. La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA. En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  • PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA. El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
    Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
  • PRINCIPIO DE SEGURIDAD. La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD. Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
  • I. DEFINICIONES.

    Para los fines de esta política se definen, de acuerdo con las leyes y demás normativa vigente:
  • Autorización: Consentimiento previo e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  • Aviso De Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza.
  • Dato Personal Público: Toda información personal que no tiene naturaleza intima o reservada y que su conocimiento es libre para el público en general.
  • Dato Personal Privado: Toda información personal que tiene naturaleza intima o reservada, conocimiento restringido por ser relevante solo para el titular.
  • Dato Sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Datos Biométricos: Son aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de la población como Huellas dactilares.
  • Encargado del Tratamiento: El ente responsable del tratamiento es la empresa, quien debe mantener actualizado este manual, la persona que realice modificaciones deberá informar el nombre posteriormente a la persona que lo elaboró y cambiar en la parte superior derecha la fecha de modificación si existen actualizaciones a la norma.
  • Hábeas Data: Es el derecho que cualquier persona tiene sobre el conocimiento, uso, actualización y rectificación de cualquier dato personal recolectado en bancos de información de datos de entidades públicas o privadas.
    Los datos personales, son datos sensibles del titular como su número de cédula, fecha de nacimiento, correo personal, teléfono personal, entre otros. Estos datos deben tener un tratamiento especial cuando son usados para diferentes fines en una empresa o persona natural.
  • Responsable del Tratamiento de Datos: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre las bases de datos y/o el Tratamiento. En este caso SURTIMADERAS.
  • Titular de Datos Personales: Persona natural o jurídica cuya información personal sea almacenada en las bases de datos de SURTIMADERAS y sea objeto de Tratamiento
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • II. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

    Los Datos Personales tales como nombres y apellidos, número de identificación, género, fecha de nacimiento, dirección de residencia, actividad económica, profesión, números de teléfono y celular y correo electrónico de los trabajadores y/o candidatos en procesos de selección, clientes y/o proveedores, o potenciales clientes y/o proveedores de servicios y/o contratistas, de y para SURTIMADERAS, y en general, para todas las personas que otorguen su autorización conforme a la presente Política de Protección de Datos Personales, tienen como propósito permitir el adecuado desarrollo del objeto social de SURTIMADERAS, como entidad privada, dentro de sus actividades, así como dar cumplimiento a las obligaciones laborales, de seguridad social, tributarias, y en general, las obligaciones legales a cargo de la organización. De igual forma para brindar mayor claridad se establece la siguiente lista de carácter enunciativo:

    1. Para el desarrollo y la prestación de los servicios desarrollados de acuerdo al objeto social de SURTIMADERAS DEL OCCIDENTE S.A.S., cuyas actividades comerciales corresponden a la producción, venta y distribución de maderas y afines;
    2. Actividades propias de un proceso de selección y administración de talento humano, relaciones laborales y programas de ley y de bienestar laboral incluyendo aquellas que involucren al núcleo familiar de los colaboradores.
    3. Actividades propias para la adquisición de bienes o servicios; necesarios para el correcto funcionamiento administrativo y operativo de la empresa.
    4. Para la remisión de información relacionada con actividades, eventos, programas y servicios ofrecidos por la compañía;
    5. El cumplimiento de disposiciones legales, compromisos contractuales y de otra índole.

    III. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

    De acuerdo con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, SURTIMADERAS se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales:
    a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
    b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
    c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
    d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para obrar con diligencia en la prevención de su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    e. Procurar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
    f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades reportadas por los Titulares, respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este, se mantenga actualizada.
    g. Rectificar la información cuando sea incorrecta, si así lo informa el Titular, y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
    h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
    i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
    j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
    k. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
    l. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
    m. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
    n. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

    IV. RESPONSABLE DE LOS DATOS PERSONALES.

    El responsable de los datos personales es SURTIMADERAS DEL OCCIDENTE S.A.S. Sociedad comercial identificada con NIT No. 830.075.657 - , mediante su de Gerencia Administrativa y Financiera, ubicada en la carrera 83 No. 11B – 60 en la ciudad de Bogotá D.C., y con número de teléfono (57) 1 411 58 18 y correo electrónico proteccióndedatos@surtimaderas.com.

    V. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

    De acuerdo con lo establecido en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, SURTIMADERAS se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en adición a los señalados en el artículo precedente, que por Ley le sean aplicables en su calidad de Encargado del Tratamiento de Datos Personales:
    a. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
    b. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los tres (3) días hábiles contados a partir de su recibo.
    c. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento.
    d. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley.
    f. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
    g. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
    h. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

    VI. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

    TRATAMIENTO DE DATOS PÚBLICOS:

    se advierte que se trataran sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública que en el cumplimiento de sus actividades tenga acceso o conocimiento,

    TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

    SURTIMADERAS utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando: El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles y será de conformidad a los parámetros fijados por la legislación.
    Salvo en los casos que la Ley exceptúa y no requiere del otorgamiento de dicha autorización; sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular; se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial o cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento.

    TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES:

    Solo se tratarán datos personales de menores de edad; siempre y cuando SURTIMADERAS cuente con autorización para el tratamiento por parte del representante legal o tutor del niño, niña o adolescente y en todo caso se respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

    AUTORIZACIÓN DE USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

    Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, SURTIMADERAS solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba.

    CORRECTO TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

    SURTIMADERAS para garantizar y velar por el correcto tratamiento de Datos Personales y que este tratamiento cumpla los lineamientos legales trabajara principalmente en los siguientes tres aspectos básicos:
  • Jurídico
  • Tecnológico
  • Administrativo
  • VIDEO VIGILANCIA:

    Toda persona que ingrese a las instalaciones de SURTIMADERAS, podrá ser video grabada por cámaras de seguridad. Las imágenes captadas por las cámaras del sistema de circuito cerrado de televisión serán utilizadas para su seguridad y de las personas que nos visitan.

    VII. DERECHOS DE LOS TITULARES Y AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

    Se comunica a todos los titulares de los Datos Personales almacenados en bases de datos de SURTIMADERAS que los derechos que tienen sobre el Tratamiento de dicha información personal incluyen:
  • Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales almacenados en las bases de datos de SURTIMADERAS.
  • Solicitar, en cualquier momento, que sus Datos Personales sean rectificados, modificados, actualizados o eliminados.
  • Solicitar prueba de la autorización emitida para el almacenamiento de sus Datos Personales en las bases de datos, salvo lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  • Ser informado, previa solicitud, respecto de los usos aplicados a sus Datos Personales;
  • Con el cumplimiento de los requisitos legales, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales y su almacenamiento en las bases de datos de SURTIMADERAS, en casos de vulneración de los derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales almacenados en la base de datos de SURTIMADERAS.
  • Ejercer ante las autoridades competentes las acciones derivadas del incumplimiento de la política de tratamiento aquí descrita.
  • Cualquier otro otorgado en virtud de la ley o cualquier norma proferida por el Gobierno o el Congreso sobre la protección de Datos Personales.
  • VIII. EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

    Para efectos de ejercer los derechos establecidos la presente política, el Titular de los Datos Personales se puede contactar con SURTIMADERAS, para la atención de consultas y reclamos en donde los titulares de la información pueden ejercer sus derechos con respecto a los Datos Personales que nos han sido suministrados: Teléfono de contacto: (571) 4115818 - Correo electrónico de contacto: proteccióndedatos@surtimaderas.com En el caso en que una empresa o persona natural termine su vínculo o relación con la organización, deberá manifestar por escrito la solicitud de eliminación de los datos almacenados en las bases de datos, de lo contrario la autorización de tratamiento de datos personales se mantendrá vigente de acuerdo a la finalidades descritas en la presente política.

    IX. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.

    Los titulares o representantes debidamente acreditados de información y/o datos personales podrán CONOCER, CORREGIR, RECTIFICAR, ACTUALIZAR, SUPRIMIR O REVOCAR AUTORIZACIÓN de la información o datos personales contenidos a en el registro de sus bases de datos o cualquier otro medio; que esté vinculada con la identificación del Titular y de la cual sea Responsable de la siguiente manera:

    PRESENTACIÓN DE SOLICITUD:

    El titular de la información o datos personales deberá por los siguientes canales de comunicación presentar de forma escrita o verbal la solicitud, queja o reclamo; además de aclararse que en cualquiera de los casos deberá fundamentar su solicitud con el fin de dar trámite a la misma y se debe anexar los soportes que considere pertinentes.
    1. Mediante correo electrónico proteccióndedatos@surtimaderas.com
    2. De forma verbal mediante la línea telefónica 57 1 411 58 18

    ATENCIÓN Y RESPUESTA

    SURTIMADERAS tendrá un término máximo para atender y dar respuestas a las distintas solicitudes presentadas por los canales de comunicación establecidos de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibido, cuando no fuere posible atenderlas dentro de este término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
    De igual forma SURTIMADERAS, notifica que podrá solicitar información o soportes adicionales al titular o interesado cuando se considere pertinente y sea necesario verificar o comprobar información para salvaguardar los derechos fundamentales establecidos en la Constitución Política en especial el de habeas data.

    X. PUBLICIDAD Y MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO, PRIVACIDAD, Y PROTECCIÓN DE LOS DATOS.

    El uso y almacenamiento de los Datos Personales en las bases de datos de SURTIMADERAS se efectuará de acuerdo con las políticas y procedimientos adoptados por SURTIMADERAS para estos efectos y las cuales se podrán siempre consultar por los Titulares de dichos Datos Personales en la página web http://surtimaderas.com/. SURTIMADERAS se reserva el derecho a modificar la presente política, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley. Cualquier modificación a la Política de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales de SURTIMADERAS serán publicadas en la página web antes mencionada.

    XI. MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

    Se informa al Titular de Datos Personales almacenados en las bases de datos de la SURTIMADERAS que se adoptan las medidas de índole técnica, tecnológica y administrativa necesarias para garantizar la seguridad de los Datos Personales y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.

    XII. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS, Y DE LA POLITICA PROTECCIÓN DE LOS DATOS.

    Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de SURTIMADERAS estarán vigentes a partir del día treinta (30) de junio de 2017. SURTIMADERAS se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley. Las bases de datos administradas por SURTIMADERAS se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de SURTIMADERAS o una obligación contenida en un contrato entre la SURTIMADERAS y el Titular.

    Política Integrada de Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo

    Surtimaderas del Occidente S.A.S, compañía dedicada a la transformación y comercialización de madera, tiene como prioridad proteger, mantener y mejorar la salud física, social y mental de sus trabajadores, contratistas y visitantes, se compromete a generar medidas para lograr un entorno de trabajo sano y seguro, además consciente de su compromiso ambiental; establece cómo directriz de su compañía el cuidado de los recursos naturales, a través del control y mejoramiento continuo de sus procesos, el desarrollo de un Sistema Integrado de Gestión Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo y la ejecución de los siguientes compromisos:

    Cumplir con todos los requisitos legales ambientales, de seguridad industrial y salud en el trabajo, que sean aplicables y vigentes a nivel Nacional y otros requisitos que la organización incluya dentro de su sistema de gestión en forma voluntaria.

    Diseñar, ejecutar y conservar un sistema integrado de gestión que permita atenuar los impactos generados por los aspectos ambientales propios de la organización e igualmente la prevención, control de accidentes y enfermedades laborales de modo que se garantice el bienestar de nuestros empleados, contratistas y visitantes.

    Promover la mejora continua del sistema integrado de gestión, teniendo como referencia la identificación de aspectos e impactos ambientales, así como los peligros y riesgos y la prevención, los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales, mediante el desarrollo de diferentes programas, procurando el bienestar de nuestros empleados y de los recursos naturales.

    Difundir adecuadamente esta política entre los trabajadores y todo el personal involucrado de la empresa.

    Concientizar a los trabajadores en el uso eficiente y ahorro de recursos naturales, incentivándolos a ser más eficientes en su operación, además los mismos, serán responsables de su propia seguridad, por lo que deben cumplir con el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y demás recomendaciones que realice la Gerencia a través del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.

    El compromiso de la gerencia para la intervención y asignación oportuna de los recursos requeridos y la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión.